برنامه ریزی و اهمیت آن در روابط عمومی
هر سازمان به عنوان بخشی از چرخه عمر خود به طور مداوم، در چهار وظیفه اصلی مدیریت که شامل : برنامه ریزی، رهبری، سازماندهی و کنترل می باشد، فعالیت می کند که مهمترین آنها برنامه ریزی است. برنامه ریزی بخشی از مدیریت است که مربوط به ایجاد رویکردها، قواعد و دستورالعمل برای دستیابی به هدف مورد نظر است.
سایر توابع مدیریتی نیز در صورتی که اثربخش باشند، باید برنامه ریزی شود.
مدیران در همه سطوح برنامه ریزی به عنوان هدف، متمرکز هستند، بنابراین اهداف باید برای فعالیت های روزمره و همچنین طرح های طولانی مدت گستردهتر، تنظیم شوند.
اهمیت برنامه ریزی به عنوان عامل اصلی در فرآیند مدیریت، پذیرفته شده است. برنامه ریزی نه تنها ثبات و اطمینان را برای کسب و کار به ارمغان می آورد، بلکه به معنای هدف و جهت یکپارچه برای دستیابی به اهداف از پیش تعیین شده نیز می باشد.
روابط عمومی چیست ؟
برخی ها فکر میکنند، روابط عمومی تشکیلاتی عریض و طویل است که کار یک چاپخانه بزرگ را انجام میدهد به نیروی فنی نیاز دارد. بعضیها هم روابط عمومی یک واحد تشریفاتی به حساب میآورند که به دردی نمیخورد و بود و نبودش فرقی نمی کند. کم نیستند مدیرانی که به داشتن روابط عمومی باور دارند؛ ولی کار روابط عمومی را پذیرایی از میهمانان و یا فضا سازی تبلیغاتی در مناسبت ها می دانند.
اما باید گفت و باور داشت که سازمانها همواره دچار بحران و مشکلات میشوند و روابط عمومی نقش بسزائی در عبور از این بحرانها دارد. روابط عمومی دارای ماهیتی رسانه ای است و در طبقه بندی ها، در صف رسانه های سازمان قرار میگیرد .
به همین خاطر در حوزه مباحث رسانهای، روابط عمومیهایی را موفق میدانند که با به خدمت گرفتن شیوهها و روشهای نوین ارتباطی و مهارتهای ارتباطی، بتواند حداکثر همکاری را جلب و بیشترین بهرهوری را از رسانههای جمعی کسب کنند.
در۲۰ سال گذشته، روابط عمومی در ایران، توانسته جایگاه خود را تا حدی ارتقا دهد و مدیران را قانع کند که نظرسنجی از مردم چیز بدی نیست .
اما هنوز نتوانسته به تبیین روابط عمومی آرمانی دست یابد و انرژی خود را بر توسعه آن متمرکز کند.
در دنیای امروز روابط عمومیها بهعنوان عناصر قوی در ارزیابی و تقویت برنامهها و پیشبرد اهداف سازمانها تلقی میگردند. امروزه نقش روابط عمومی و حیطه فعالیت آن بیشتر مورد قبول واقع شده است.
تمامی فعالان جامعه در بخشهای مختلف فرهنگی، سیاسی، اقتصادی جویای روابط عمومی هایی هستند که آنان را در طراحی روش های معقول و تعیین خط مشیهای مرتبط با آینده یاری دهند. روابط عمومی نقش های گوناگونی را در جایگاه های متفاوت و شرایط متمایز از یکدیگر ایفا می کند.
در واقع كار اصلی روابط عمومی از بين بردن زمينه بروز اخبار بد در سازمان است نه پنهان كردن آن !
وقتی قرار شد كه سازمان بتواند در ارتباط با نيازهای اجتماعی برنامه ريزی و سياست گذاری كرده و شيوه های عملش را از اين طريق ارزيابی و براساس آن اتخاذ تصميم كند، زمينه بروز اخبار بد و منفی تا حدود زيادی در سازمان خود به خود از بين خواهد رفت و يك نوع رابطه دوستانه وصميمانه، دو طرفه بين سازمان و جامعه يا بين روابط عمومی و رسانه ها به وجود میآید.
اينجا ديگر روابط عمومی نيست كه تشخيص میدهد، چه چيزی بايد منتشر شود و چه چيزی نشود. او اين امكان را فراهم میكند كه دست اندركاران مطبوعات به سراغش بيايند و اطلاعاتی را كه نياز دارند، دريافت كنند.
روابط عمومی اين اطلاعات را دسته بندی میكند و براي تسريع جريان ارتباط به آنها كمك میكند، زيرا چيزی براي پنهان كردن ندارد. اعتقاد غالب در اين مرحله آن است كه انگار مشكل، آن را از بين نمیبرد و حل نمیكند بلكه آن را به آتش زير خاكستر تبديل میكند و در دراز مدت جز خطر فساد، فاصله گرفتن از مردم و از هم گسيختگی سازمان، نتيجه ای به بار نخواهد آورد.
هدف يك روابط عمومی خوب، بايد حل مشكل مشترك بين سازمان و مردمی باشد كه با آن سازمان سرو كار دارند.
يك روابط عمومی مطلوب، بايد مجرایی برای تبادل انديشه ها و افكار باشد.
در يك جمله میتوان گفت كه مهمترين رسالت يك روابط عمومی، آگاه کردن مردم از تلاش ها و مشكلات سازمان، جويا شدن نظرهای مردم و جمع كردن و انتقال آن به سازمان و ترتيب اثر دادن به آنها در برنامه ريزی های آتی به منظور رسيدن به رشد و توسعه بيشتر سازمان است و رسانه ها میتوانند ضعف ها و نقاط قوت سازمان را به بهترين شكل بيان كنند.
