دکتر کامران رخشانی / مدیر روابط عمومی بنیاد فرهنگی رفاه روابط عمومی در سازمان قلب ارتباطات است. هر سازمانی بعد از رسیدن به مرحله رشد و گسترش، نیازمند برخورداری از واحد روابط عمومی است. لذا در این مرحله باید به خوبی دانست که سازمان نیازمند یک مدیر روابط عمومی با الزامات اخلاقی متناسب است. اما […]
دکتر کامران رخشانی / مدیر روابط عمومی بنیاد فرهنگی رفاه
روابط عمومی در سازمان قلب ارتباطات است. هر سازمانی بعد از رسیدن به مرحله رشد و گسترش، نیازمند برخورداری از واحد روابط عمومی است. لذا در این مرحله باید به خوبی دانست که سازمان نیازمند یک مدیر روابط عمومی با الزامات اخلاقی متناسب است. اما به راستی الزامات اخلاقی چه هستند؟ آیا استاندارد از پیش تعریف شده ای وجود دارد؟
در پاسخ علمی، الزامات اخلاقی یک مدیر روابط عمومی در ۴ دسته جای دارد:
یک مدیر روابط عمومی باید در وهله اول مدیر باشد
باید مدیر باشد؟ یعنی چه؟ مدیریت یه مهارت ذاتی نیست. علم مخصوص به خود را دارد. یک مدیر روابط عمومی باید با علم مدیریت آشنا باشد. یعنی دقیقا توانایی کنترل تیم زیر دست خود را داشته باشد، در مواجهه به بحران ها راهکارهای استراتژیک و صحیح ارائه دهند و همچنین توانایی های ۵ گانه مدیریتی یک مدیر روابط عمومی را دارا باشد.
صلاحیت های ۵ گانه مدیریتی، مدیر روابط عمومی چه هستند؟
۱. توانایی تصمیم گیری داشته باشد. همیشه مدیر است که آخرین تصمیم را میگیرد. لذا یک مدیر روابط عمومی قوی باید بتواند قاطعانه تصمیم بگیرد و پای تصمیم خود بماند.
۲. توانایی استفاده از تخصص و تجربه کارکنان زیر دست خود را داشته باشد. بهتر است مدیر روابط عمومی نگاه از بالا نداشته باشد و از همه کارکنان بخش خود به خوبی کمک بگیرد ، نظرات آنان را بشنود و بداند که قطعا تجربه و دانش اعضا میتواند به او کمک کند.
۳. تلاش برای تدوین برنامه های بلند مدت و کوتاه مدت از مهم ترین وظایف یک مدیر است. یک مدیر باید استراتژی بلد باشد و با تحلیل قدرتمند سازمان بتواند برنامه ای هدفمند برای تیم خود داشته باشد تا در نهایت منجر به رشد سازمانی گردد.
۴. توانایی کنترل و سازماندهی فعالیتها و کارکنان روابط عمومی را به خوبی داشته باشد. یک از مهارت های مهم یک مدیر خوب توانایی نظم بخشیدن و کنترل کارمندان است. یک مدیر قدرتمند باید بتواند تعادلی در گروه خود ایجاد کند تامنجر به بازدهی بهینه شود. کنترل استرس کارمندان، عدم اجازه به شکل گیری حاشیه ، خنثی سازی توطئه های میان سازمانی از وظایف یک مدیر است.
۵. توانایی تاثیر بر تصمیمات عالی سازمان را نباید نادیده بگیریم. مدیر روابط عمومی باید بتواند با بخش عالی سازمان هم روابط شایسته و تاثیر گذاری داشته باشد. قطعا مدیر روابط عمومی حامل اطلاعات متناسبی از رفتار کارکنان، مشتریان و سازمان است. لذا نظرات او میتواند کمک خوبی به توسعه سازمان کند. در اینجا لازم است که این اطلاعات در زمانی صحیح و شایسته به بخش عالی سازمان منتقل شود تا تاثیرات لازم برای اعمال تغییرات لازم را بر آنان بگذارد.
توانایی عملی یک مدیر روابط عمومی در اولویت دوم صلاحیت او قرار دارد
یک مدیر روابط عمومی باید علاوه بر دانش تئوریک ، توانایی پیاده سازی آن ها را نیز داشته باشد. این توانایی قطعا در فضایی آکادامیک و در کنار دانش تجربی نظیر سابقه کاری در محیطی مشابه پدید می اید. لذا یک مدیر روابط عمومی خوب باید دانش روابط عمومی داشته باشد و علاوه برتوانایی های مدیریتی تجربه کار در بخش روابط عمومی را پشت سر گذاشته باشد.
صلاحیت های ۵ گانه عملی، مدیر روابط عمومی چه هستند؟
۱. ارتباط تجربیات مدیر با روابط عمومی: الزامی ندارد که قبلا مدیر روابط عمومی باشد، اما باید در گذشته تجربه ای در این حوزه داشته باشد تا فضای زیر دست خود را لمس کرده باشد.
۲. ارتباط رشته تحصیلی مدیر با روابط عمومی: دانش صحیح تئوریک یک رشته را در وهله اول میتوان در دانشگاه آموخت. به لطف مراکز آموزش خصوصی فضایی پدید آمده که میتوان دوره های متناسب با نیاز توسط اساتید مجرب دید.
۳. درک علمی و علاقمندی به رویکردهای علمی روابط عمومی: علاقه به شغل و موقعیت مهم ترین عامل موفقیت یک مدیر است. روابط عمومی با چالش های متنوعی برخوردار است. مدیر روابط عمومی باید بداند که در کنار چالش های مدیریتی ، چالش های ارتباطی بسیاری را تجربه خواهد کرد، لذا تنها اگر علاقه مند به این جایگاه باشند میتوانند با بهره گیری از علم از پیش آموخته خود با چالش ها روبرو شوند و خروجی موفق داشته باشند.
۴. بکارگیری و استفاده از متخصصان روابط عمومی: مدیریت شغل خطیریست. هرگز نباید اعضای زیر دست را برپایه آشنایی و سفارشات انتخاب کنید. مدیر روابط عمومی باید بداند که نیاز به کارمندانی متخصص و خلاق دارد. لذا انتخاب سفارش ممنوع!
۵. بکارگیری و استفاده از مشاوران روابط عمومی : علم هیچکس کامل نیست. مدیر روابط عمومی باید متواضعانه بپذیرد که برای موفقیت لازم است از مشاوران با تجربه و دانا ، کسب تجربه کنند.
یک مدیر روابط عمومی خوب باید شایستگی های ارتباطی داشته باشد
وقتی در مورد یک مدیر روابط عمومی صحبت میکنیم قطعا برترین شاخصه او باید ارتباطات باشد. چیزی غیر از این هم هست؟ مدیر روابط عمومی، مدیر بخشی است که وظیفه برقراری ارتباطات درون سازمانی و برون سازمانی را دارد. حال اگر خود مدیر از این توانایی برخوردار نباشد. دیگر امیدی به آن سازمان میشود داشت؟
صلاحیت های ۵ گانه، شایستگی های ارتباطی مدیر روابط عمومی چیست؟
۱. مهارت ارتباطی مدیر با سایر مدیران سازمان : مدیر روابط عمومی باید با همه مدیران سازمان روابط خوبی داشته باشد و در اطلاع نیازها ، وظایف و فعالیت های در حال جریان بخش های متنوع سازمان باشد.
۲. مهارت ارتباطی مدیر با رسانه ها: رسانه ها اطلاعات مورد نیاز خود را از مدیر روابط عمومی دریافت میکند(در شرایطی که سازمان سخنگو نداشته باشد.) . لذا مهم است که مدیر روابط عمومی رسانه های قوی، تاثیرگذار و در عین حال زرد را بشناسد. در مواقع مورد نیاز رسانه ها را در جریان اخبار قرار دهد و از رسانه های زرد دوری کند.
۳. مهارت ارتباطی مدیر با کارکنان سازمان: مدیر روابط عمومی نه تنها باید ارتباط خوبی با کارمندان خود داشته باشد ، باید با دیگر اعضای سازمان هم ارتباط خوبی برقرار کند.
۴. مهارت ارتباطی مدیر با کارکنان روابط عمومی : مدیر باید روابطی دوستانه و نزدیک با کارکنان خود داشته باشد تا بتواند بهره وری واحد خود را به بالاترین سطح ممکن برساند.
۵. مهارت ارتباطی مدیر با مشتریان سازمان: مدیر روابط عمومی پل ارتباطی مشتریان سازمان با خود سازمان است. لذا اهمیت دارد که بتواند ارتباطی تنگانگ و دوستانه با مشتریان برقرار کند. تا علاوه بر دریافت بازخورد ، حس خوبی در مخاطبین و مشتریان ایجاد کند.
یک مدیر روابط عمومی باید از نظر اخلاقی نیز شایسته باشد
اخلاقیات مهم ترین شاخصه رفتاری یک فرد در هر جایگاه و مقامیست. توجه داشته باشید که اگر مدیری شایسته اخلاقی نداشته باشد، به هیچکدام از شاخصه های قبلی که اشاره داشتیم دست نخواهد یافت. حتی اگر فردی بسیار توانمند و با دانش هم باشد در صورت عدم برخورداری از رفتار و کردار صحیح قطعا باید جایگاه خود را به فردی اصلح تقدیم کند.
این جمله را هرگز فراموش نکنید:
” مدیر روابط عمومی بایستی اسوه اخلاق در درون سازمان و شهره صداقت برای مشتریان بیرون از سازمان باشد. ” لذا تا میتوانید به این مورد توجه کنید.
الزامات ۵ گانه اخلاقی مدیر روابط عمومی از چه قرار میباشد؟
۱. میزان برخورد متواضعانه با کارکنان و مشتریان : عموما هیچکس نمیتواند با افرادی که از دماغ فیل افتاده اند ارتباطی عمیق، صادقانه و مفید برقرار کنند. لذا یک مدیر روابط عمومی خوب باید سعی کند فروتن باشد.
۲. میزان برخورد محترمانه با کارکنان و مشتریان: یک میدر روابط عمومی باید بداند که، تنها مدیر آن سازمان نیست و مشتریان و کارکنان هم شخصیت پایین تری از او ندارند. لذا باید از جایگاه خود سوءاستفاده رفتاری به عمل نیاورد و با همه اقشار در ارتباط ، رفتاری محترمانه داشته باشد.
۳. میزان برخورد منصفانه با کارکرد کارکنان روابط عمومی : لازم نیست فقط نقاط ضعف کارکنان دیده شود. گاهی هم تشویق و تائید چیزی از ابهت رفتار مدیرمآبانه کم نخواهد کرد. لذا یک مدیر موفق باید منصفانه کارکرد کارکنان را نقد کند ، در صورت دیدن اشتباهات تذکرات آرام و دوستانه دهد، اعمال خوب را مورد تشویق قرار دهد و تنها در صورت مشاهده تکرار اشتباهات تذکرات خیلی جدی را به کار گیرد.
۴. میزان پاسخگویی سریع به خواسته های مشتریان: بخش روابط عمومی پاشنه آشیل معتبر سازیه یک سازمان است. در واقع ضربه ای بخش روابط عمومی به اعتبار یک سازمان میتواند بزند که هیچ بخش دیگری نمیتواند.
لذا مورد روابط عمومی باید به شدت در ارتباط با مشتری محتاط باشد و سعی کند به هر شکلی شده نظر آنان را مثبت نگاه دارد. در دسترس بودن و پاسخگویی سریع اولین اقدام جهت مثبت نگاه داشتن نظر مشتری میباشد.
۵. میزان پاسخگویی صحیح به خواسته های مشتریان: مشتری علاوه بر اینکه در انتظار پاسخ سریع است، انتظار پاسخ صحیح هم دارد. در واقع تمایلی ندارد که سرکار گذاشته شود و یا به نوعی دور زده شود!
مدیر روابط عمومی باید پاسخی صحیح و محترمانه برای مشتری ارسال کند.
